「メールを返す速さ」と「成功する確率」には強い相関性があると思う。
多くのコミュニケーションがメールやメッセンジャーなどで行われるようになった時代の中で、基本的なことと思うかもしれないが、気づけばハッとする人も多いのではないだろうか。
なぜメールを返す速さと成功の相関性が高いのか。
決断の数が多い – 日々受け取るメールの数が多ければ多いほど、決断場面も多くなる。いかにすばやく決断をして、メールを迅速に返すことができるか。これが、メールボックスに入ってくる様々な機会や課題を溢さずアクションに起こすことができる秘訣だ。言うまでも無いが、メールの返信が遅い人は決断スピードも遅い＝様々な機会を逃したり課題の解決に長い時間がかかってしまう。
物事が早く進む – 特に調整ごとは、1時間以内に必ず返信する人と12時間以内に返信する人とでは、物事の進むスピードが全く異なってくる。メールの返信が遅いだけで、物事を進めるために必要以上の時間がかかることもある。
信頼が高まる – すぐにメールを返してくれる人は信頼性が高まり、また、気持よくコミュニケーションを取ることができる。
メールの処理が上手くなる方法。
定期的に見る癖をつける – できる限り定期的にメールチェックをする癖をつける。ミーティングとミーティングの間でも、1時間に1回程度はチェックすること。ちなみに、スマホでメールがくるたびに通知が鳴る設定は、逆に集中力が途切れる原因となるので逆効果になると思う。スマホでは、通知設定はオフにしておいて、ホーム画面でメールのタイトルが見れるよう設定すると良い。
優先順位 – あたりまえだが、重要案件、社員、パートナー、提携先、重要人物からのメールは、最優先で即返信をする。そのほか、その場で返信しなくてもよいものは後で処理をする。メールの処理は、”ファースト・イン・ファースト・アウト” ではなく、優先度の高いものから返信するようにしよう。
VIP機能を使う – iPhoneを使っている人は、「VIP機能」を使うと良い。重要な人のメールアドレスを登録しておくと、その人からメールを受信した時だけ通知するよう設定することができる。[VIP機能の設定方法はこちら]
Meet by Sunriseを使う – 移動中にスマホで日程調整する時には特にお勧めのアプリ。いちいちアプリの切り替えをしなくてもキーボードから自分のカレンダーが見れる。 [Meet by Sunriseはこちら]
Gmailショートカットを使う – マウスを触らなくてもキーボードだけでメールの処理ができる。このショートカットを覚えるだけでもだいぶ処理スピードがあがるので、1日〜2日かけてでもマスターすることをお勧めする。[Gmailショートカットの設定方法はこちら]
今や、実際に会わなくても世界中の人々とのコミュニケーションがとれる便利な時代になっているわけだが、今度はいかにそのコミュニケーションツールを上手にマスターして、処理スピードをさらに上げることができるかが重要になってきていると思う。物事をよりスピーディに進めて、たくさんの機会を掴み、信頼性を高める。これが、成功に繋がっていくのだと思う。